Bei der Hochzeitsplanung sollte die Hochzeitslocation weit oben in Eurer Checklist stehen, den von ihr hängt alles Weitere ab. Habt Ihr ein paar Locations ins Auge gefasst, die für Euer Hochzeitsdatum noch verfügbar sind, solltet Ihr gleich prüfen, ob sie auch Euren Anforderungen entsprechen. Wir haben für Euch die 10 wichtigsten Kriterien um den optimalen Ort für Eure Hochzeitsfeier zu finden.
1. Größe und Raumaufteilung
Was oft nicht bedacht wird: Aufteilung und Größe der Hochzeitslocation sind essentiell für die Partystimmung. Zu viele Räume oder ein zu großer Saal können sich negativ auf das Ambiente auswirken, wenn die Gäste zu weit verteilt sind. Da ist es sogar fast noch besser, wenn der Platz eher knapp ist, denn so ist jeder mitten im Geschehen. Selbstverständlich sollte jeder Gast ausreichend Platz zum Sitzen haben. Außerdem sollte auch genug freie Fläche für das Tanzbein, diverse Hochzeitsdekorationen und Gäste-Aktivitäten zur Verfügung stehen.
2. Menü oder Buffet
Das Essen ist ein wichtiges Kriterium einer gelungenen Hochzeitsfeier. Überlegt Euch, ob Ihr lieber ein Buffet zur Selbstbedienung oder ein Menü haben wollt. Beides hat seine Vorteile. Ein Buffet ist meist günstiger und die Auswahl ist größer, während beim Menü alle Gäste gleichzeitig am Tisch sitzen und das Essen serviert bekommen. Wird das Catering direkt von der Location zur Verfügung gestellt, dann sollte diese auf Eure Wünsche eingehen. Auf ein Probeessen solltet Ihr auch nicht verzichten.
Holt Ihr das Catering extern hinzu, dann erkundigt Euch, ob gewisse Rahmenbedingungen zur Verfügung stehen (z.B. Küche, Kühlmöglichkeiten etc.) Sprecht Euch dazu aber vorher mit dem Caterer ab.
3. Kompetente Ansprechperson
Ihr solltet eine konkrete Ansprechperson haben, mit der Ihr alles absprechen könnt und die am Tag der Hochzeit auch für Euch da ist. Wenn jemand über die gesamte Planung Eurer Hochzeitsfeier im Bilde ist und alles koordiniert, verringert Ihr das Risiko, dass das aufgrund fehlender Absprachen zwischen Mitarbeitern Dinge vergessen werden.
4. Klare Aufgabenverteilung
Klärt gleich am Anfang ab, welches Budget Ihr zur Verfügung habt und welche Bereiche extern angeliefert (z.B. Torte, Candy Bar) oder von Euch selbst übernommen werden können. Im besten Fall geht der Betreiber auf Eure Wünsche ein und stellt Kellner oder Mitarbeiter zur Verfügung, die bei der Dekoration mithelfen. Dies muss aber gut geplant werden. Aufgabenlisten sind essentiell.
5. Stil der Location
Es ist auch wichtig, dass sich Euer Hochzeitskonzept und Eure Dekorationswünsche einbinden lassen. Ist der Raum schon so gestaltet, dass er zu Eurem Stil passt oder ist ein hoher zusätzlicher Aufwand nötig?
Tipp: Schaut Euch auch die Beleuchtung am Abend an und plant die Aktivitäten dementsprechend. Zum Beispiel sollte die Fotobox nicht am dunkelsten Ort abgestellt werden.
6. Wohlfühlfaktor
Neben dem für Euch passenden Ort und dem Stil der Hochzeitslocation, solltet Ihr zusätzlich auf Euer Bauchgefühl hören. Es ist Euer großer Tag und das Ambiente muss perfekt sein. Dazu zählt auch die Sympathie zum Location-Betreiber bzw. zu den Mitarbeitern.
7. Anreise
Die Entfernung zum Standesamt bzw. zur Kirche sollte nicht zu weit sein und bei höchstens 20 Minuten liegen. Bedenkt auch, wie die Gäste von dort zu Location kommen. Gibt es genügend Parkplätze? Wenn nicht könnt Ihr Shuttles organisieren oder die Gäste im Vorfeld informieren, dass sie Fahrgemeinschaften schließen sollen.
Dann stellt sich natürlich auch vor allem die Frage, wie weit die Location vom Heimatsort höchstens entfernt sein soll und ob Euch der zusätzliche Aufwand wert ist. Bei einer Anreise von mehreren Stunden wird von den Gästen viel abverlangt und Ihr solltet Euch um Übernachtungsmöglichkeiten kümmern.
8. Plan B bei Regen
Ist die Location vorrangig für eine Hochzeit im Freien gedacht, sollte sie aber trotzdem eine ordentliche Schlechtwetteralternative bieten. Kann die Feier nach drinnen verlegt werden und seid Ihr damit auch zufrieden? Gibt es sonstige Möglichkeiten wie zum Beispiel die Anmietung eines schönen Festzeltes?
Tipp: Klarerweise ist auch ein gut durchdachter Plan B, trotzdem nur ein Plan B und nicht Eure erste Wahl. Die Hochzeitswetterversicherung von LAMIE direkt entschädigt Euch dafür, wenn es regnet mit 5.000 € .
9. Zapfenstreich
Partypeople sollten gleich zu Anfang abklären, wie lang seitens des Betreibers gefeiert werden darf. Wäre doch zu schade, wenn um 1 Uhr morgens, gerade wenn die Stimmung am höchsten ist, das Licht aufgedreht wird.
10. Lautstärkenregelung
Wenn Ihr Euch eine berauschende Tanzparty wünscht, dann klärt unbedingt vorher ab, ob es eine Lautstärkenregelung gibt. Es kann die Partystimmung echt ruinieren, wenn Euch jedes Mal der Veranstalter an der Backe klebt, sobald der DJ die Musik etwas mehr aufdreht.
Weitere Details
Für eine lückenlose Planung der Hochzeitslocation bedarf es aber noch der Organisation vieler weiterer Details. Damit es später keine bösen Überraschungen gibt, solltet ihr alle Vereinbarungen mit der Location schriftlich festhalten. Nehmt unsere praktische Hochzeitslocation-Checkliste zur Besprechung mit dem Betreiber mit. Sie kann Euch als Grundlage für das Angebot dienen.
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Foto Titelbild: Thomas Williams via Unsplash
