Die Gästeliste bildet die Ausgangsbasis für eure Hochzeitsplanung, denn davon hängen Location, Catering, Einladungen, Sitzordnung, Gastschenke und weitere Dinge ab. Die Erstellung dieser Liste ist oft gar nicht so leicht, da es natürlich auch oft gewisse Einschränkungen gibt. Man sollte also gleich am Anfang damit beginnen, alle nötigen Informationen sammeln und sie laufend aktualisieren. Wir haben die wichtigsten Tipps für die optimale Gästeliste für euch zusammengefasst und eine tolle Excel-Vorlage erstellt, die ihr euch gerne kostenlos downloaden könnt.
1. Die Gästeanzahl ist eine Budget- und Platzfrage
Je nach Location muss man pro Gast etwa 70 – 100€ für Essen und Getränke rechnen. Deshalb ist die Gästeanzahl ganz klar eine Frage des verfügbaren Budgets. Eine Hochzeit mit über 100 Personen ist also um einiges teurer als eine kleinere Feier. Der zweite große Punkt ist die Kapazität eurer Hochzeitslocation. Klarerweise braucht es bei größeren Hochzeitslocations schon eine gewisse Gästeanzahl um diese exklusiv für einen ganzen Tag buchen zu können. Allerdings ist es meistens eher eine Platzfrage und bei vielen Locations ist schon bei rund 75 Personen Schluss. Wenn ihr also eure Traumlocation gefunden habt, diese aber nur begrenzt Platz bietet, ist es vollkommen verständlich, wenn ihr Personen, die nicht zum engsten Kreis gehören, nicht einladet. Eigentlich ist es sogar die perfekte Ausrede, um gewisse Personen nicht einzuladen.
Wenn ihr eure Liste beginnt, schreibt zunächst die Namen und die Gästeanzahl pro Familie auf. Dann unterteilt diese in Gäste, die unbedingt kommen müssen und jene, die ihr eventuell einladen möchtet. Das hilft euch sicherlich bei der Entscheidung in Sachen Budget und Location.
2. Keine “gezwungenen” Einladungen
Auf vielen Hochzeiten gibt es Gäste, die sehr wenig Kontakt zum Brautpaar haben und sozusagen „gezwungenermaßen“ eingeladen sind – weil es sich eben so gehört. Verwandtschaft hin, Verwandtschaft her, an solche “Anstandsregeln” müsst ihr euch aber nicht halten. Besonders nicht an diesem einmaligen, besonderen Tag. Es ist ganz alleine eure Entscheidung, wen ihr einladen möchtet. Wenn ihr nur mit jenen Personen feiern möchtet, die auch aktiv an eurem Leben teilhaben, macht das die Hochzeit persönlicher. Und ihr spart, wie oben erwähnt, sehr viel Geld.
Außerdem bedeuten weniger Gäste, mehr Intimität. Wer schon mal auf einer großen Hochzeit war, der weiß, dass das Brautpaar bei über 100 Gästen nicht die Zeit hat, mit jedem eine längere Unterhaltung zu führen. Der Tag ist ohnehin meist sehr “vollgestopft” mit Programmpunkten und oft hat man sogar Mühe, überhaupt jeden Gast ordentlich zu begrüßen. Ein geringere Gästeanzahl spart also nicht nur Geld, sondern ist auch ein wenig “stressfreier” und intimer. Man hat mehr Zeit für vertraute Gespräche und hat möglicherweise mehr Gelegenheit sich zurückzulehnen und einfach nur zu genießen. Das vergessen Brautpaare nämlich auch immer wieder.
Selbstverständlich ist es auch Typsache, ob man eher eine größere oder kleinere Hochzeit feiern möchte. Man heiratet ja bekanntlich nur einmal im Leben und da ist es auch vollkommen legitim, wenn man das in die Welt hinausschreien und so viele Leute wie möglich daran teilhaben lassen möchte.
3. Gäste in Gruppen einteilen
Für den Überblick und auch für die spätere Planung des Sitzplans ist es sinnvoll, die Gäste in Gruppen bzw. Kategorien einzuteilen. Idealerweise setzt man natürlich Gäste an einen Tisch zusammen, die sich kennen. Deshalb solltet ihr dieGästeliste erst einmal nach Gruppen wie Freunde, enge Familie, weit Verwandtschaft, Arbeitskollegen, Bekannte etc. gliedern. Sollte es von einer Gruppe nur wenig oder vielleicht sogar einzelne Personen geben, die sonst niemanden kennen, könnt ihr sie auch nach Alter und möglichen gemeinsamen Interessen anordnen. Übrigens: Euren Gästen ist auf jeden Fall geholfen, wenn ihr ihnen eine Liste mit passenden Hotels und Unterkünften in der Nähe für die Übernachtung zusammenstellt wie z.B. über diese Website.
4. Kinder mitbedenken
Bei eurer Gästeliste solltet ihr jedenfalls auch die Kinder extra zählen. Schon alleine beim Caterer benötigt ihr diese Information, weil hier von der Menge natürlich anders gerechnet wird als bei Erwachsenen. Babys und Kleinkinder braucht ihr “essenstechnisch” eigentlich gar nicht mitzählen, denn die werden ohnehin bei ihren Eltern mitessen.Allerdings solltet ihr hier dafür sorgen, dass genügend Hochstühle zur Verfügung stehen.
Je nachdem wie viele Kinder es sind und ob sie auch alt genug sind, empfiehlt es sich eventuell einen eigenen Kindertisch zu machen mit passenden Gastgeschenken (z.B. ein Hochzeitsmalbuch) und Spielen. So sitzen die Spielkameraden alle bei einander und niemandem wird langweilig. Die Kinder und auch ihre Eltern werden es euch danken.
5. Nach Tischen sortieren
Sobald ihr den Tischplan von eurer Location erhalten und euch für eine Anordnung der Tische entschieden habt, könnt ihr die gruppierten Gäste ihren Tischnummern zuordnen. Hier besteht die Schwierigkeit, möglichst jede Gruppe auf einem Tisch zu platzieren oder passende Gruppen zusammenzuführen. Die Arbeit lohnt sich aber, denn für die Erstellung des Sitzplans und der Tischkarten habt ihr damit eine tollen Überblick.
6. Nachgeher
Viele Brautpaare (vor allem im ländlichen Gebieten) handhaben es bei Budget- und Platzmangel so, einen Teil der Gäste, erst am Abend nach dem Essen als sogenannte “Nachgeher” einzuladen. Das sind sozusagen die Abendgäste, die zwar bei der kirchlichen oder standesamtlichen Trauung dabei sind, zur Partylocation jedoch erst Abend nachkommen und so die Gelegenheit bekommen, trotz beschränkten Sitzplätzen, mit dem Brautpaar zu feiern.
Soll es auch bei eurer Hochzeit Nachgeher geben, empfiehlt es sich nach der Zeremonie direkt am Trauungsort eine Agape abzuhalten. So haben die Abendgäste auch die Möglichkeit direkt nach der Trauung mit dem Brautpaar anzustoßen und ihre Geschenke zu überreichen. Es ist außerdem eine nette Aufmerksamkeit, damit die Gäste nach der Trauung nicht gleich wieder ohne Verpflegung abreisen müssen.
Zu bedenken gibt es hier natürlich auch, dass zwei unterschiedliche Einladungen vorbereitet werden müssen: eine für die Ganztagesgäste und eine für die Nachgeher.
Wenn ihr aus Kostengründen einen Teil der Gäste als Nachgeher einladen möchtet, sollte euch außerdem klar sein, dass eine Agape auch einiges an Aufwand bedeutet und man einen Caterer beauftragen muss.
Nicht zu empfehlen sind Nachgeher dann, wenn Trauung und Hochzeitsfeier an einem Ort stattfinden soll. Denn hier wären die Gäste eigentlich schon am richtigen Ort und müssten dann für eine paar Stunden wieder nach Hause fahren.
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7. Vegetarier und Unverträglichkeiten
Damit auch alle Gäste kulinarisch gut versorgt sind, solltet ihr Vegetarier, Veganer und etwaige Unverträglichkeiten erfragen und eurem Caterer Bescheid geben. Das könnt ihr in der Gästeliste festhalten.
8. Save-the-Date, Einladungen und Dankeskarten
Die Gästeliste ist auch sehr hilfreich beim Management der Hochzeitskarten. Damit auch jeder seine Save-the-Date, Einladungs- und Dankeskarte erhält, empfehlen wir immer gut zu dokumentieren, wer bereits eine Karte erhalten hat und wer noch fehlt.
9. Liste für Standesamt
Finden die standesamtliche Trauung und die kirchliche oder freie Zeremonie an zwei verschiedenen Tagen statt, solltet ihr auch eine eigene Liste für das Standesamt führen. Vor allem, wenn es danach auch eine kleine Feier mit Dinner oder Ähnlichem geben soll.
10. Gästeliste kurz vor der Hochzeit nochmal aktualisieren
Was es mit hoher Wahrscheinlichkeit geben wird, sind kurzfristige Absagen vor der Hochzeit. Trotz vorheriger Zusage, kann leider immer etwas dazwischen kommen. Deshalb solltet ihr eure Gäste auch bitten, so etwas immer so bald wie möglich bekannt zu geben. Damit ihr die endgültige Gästeanzahl an Location und Caterer weitergeben und auch euren Sitzplan anpassen könnt, ist es wichtig, die Gästeliste wenige Tage vor der Hochzeit nochmals zu checken und zu aktualisieren.
Praktische Gästeliste Vorlage
Wir haben eine tolle Excel-Vorlage für die Gästeliste angefertigt, die ihr euch kostenlos downloaden könnt. Sie enthält die wichtigsten Informationen, zur Gliederung und Verwaltung eurer Gäste sowie praktische Summenformeln, die euch mit einem Blick verraten, wie viele Erwachsene, Kinder, Kleinkinder, Vegetarier etc. geplant sind. Die Gesamtzahl sowohl für die standesamtliche Trauung, als auch für die “große” Hochzeit, könnt ihr ebenso extra berechnen. Außerdem gibt es eine kleine Nebenkalkulation für die Menüs, wo die Nachgeher nicht mitgerechnet werden.
Die Liste ist als Tabelle angelegt. Wenn ihr also auf einem Blick sehen wollt, von welchen Gäste die Zusage noch fehlt oder wer ein Hotelzimmer oder Shuttle benötigt, könnt ihr die entsprechende Spalte dahingehend filtern und sortieren. Nutzt dazu einfach den Pfeil rechts oben in jeder Spalte.
Wenn ihr bestimmte Spalten nicht benötigt, könnt ihr sie einfach rauslöschen (oben ganze Spalte markieren, rechte Maustaste und “Spalte löschen”).
Viel Spaß beim Planen!
