Damit an Eurem Hochzeitstag alles wie am Schnürchen läuft, braucht Ihr einen guten Überblick. Ein ordentlicher Zeitplan wird Euch daher nicht erspart bleiben. Damit meinen wir jetzt aber nicht den Ablauf, den Ihr Euren Gästen in die Einladung schreibt, sondern eine Tabelle mit Uhrzeiten, Verantwortlichkeiten, Zeitpuffer und Wegzeiten. Klingt nach viel Arbeit, ist es leider auch. Um Euch das Ganze zu erleichtern, haben wir 8 Tipps für den perfekten Ablauf der Hochzeit für Euch zusammengestellt. Eine Excel-Vorlage für einen Ablaufplan gibt es als gratis Download. Den braucht Ihr dann eigentlich nur noch zu befüllen.
Unsere Tipps für Euch:
1. Vom Überblick zur Detailplanung
Fangt bei der Planung mit einem Überblick über den Tagesablauf an. Der Überblick ist das grobe Hochzeitsprogramm, über das Ihr die Gäste schon in Einladung & Co informiert – sozusagen Eure Fixpunkte, die nicht verschoben werden können oder die Ihr nicht verschieben wollt. Dazu gehören Trauung, Agape und/oder Sektempfang, Essen und Partyende.
Die Details und alles, was vor und nach der Hochzeit stattfindet, sollte dann in einen übersichtlichen Zeitplan einfließen. Ihr werdet sehen, ist einmal alles dokumentiert, könnt Ihr in den Nächten vor Eurem großen Tag viel besser schlafen. Dazu haben wir schon mal eine Excel-Vorlage für Euch angefangen, die Ihr aber nach Belieben erweitern und ändern könnt:
2. Zeitpuffer und Wege einplanen
In welchem Universum läuft schon immer alles genau nach Plan? Also am besten überall einen kleinen Zeitpuffer und die Wegzeiten von Friseur zum Standesamt, vom Standesamt zur Kirche und und, und einberechnen.
3. Wer, wann und wo?
In der Detailplanung solltet Ihr auch unbedingt festhalten, wer wo und wann sein muss und wer die Ansprechpartner sind. Damit Ihr Euren großen Tag völlig stressfrei genießen könnt, ernennt Ihr unter Euren Liebsten einfach einen „Programmwächter“. Dieser bekommt Euren detaillierten Zeitplan und übernimmt die Koordination. Er oder sie erinnert zum Beispiel die Gäste nach der Agape daran, zur Location weiterzufahren und kontrolliert, ob alles zur rechten Zeit beginnt (z.B. Abendessen).
4. Eine Telefonliste erstellen
Für alle, die auf Eurer Hochzeit mit Aufgaben betraut sind, solltet Ihr eine Telefonliste mit allen wichtigen Ansprechpartnern zusammenstellen.
5. Ablauf durchbesprechen
Besprecht den Zeitplan mit allen, die aktiv am Ablauf des Hochzeitstages beteiligt sind, kurz vor der Hochzeit noch einmal durch. Am besten ladet Ihre Eure Trauzeugen, Brautjungfern und sonstigen Helferlein noch einmal zu einer kleinen Kaffee-und-Kuchen-Runde ein.
6. Partyprogramm: Freiraum für Spiele, Pausen und Hochzeitsreden
Nach Trauung und Sektempfang in der Partylocation solltet Ihr einen relativ großen Zeitraum für Hochzeitsspiele, Braut stehlen und Ähnliches frei halten. Solche Dinge lassen sich schlecht in einen strikten Zeitplan reinquetschen. Auch für „Ruhepausen“ sollte Zeit eingeräumt werden. Die Gäste möchten sicher auch einmal gemütlich sitzen, spazieren gehen oder die Location anschauen. Nicht zu vergessen, dass sicher der ein oder andere eine Rede halten wird.
7. Programmpunkt „Hochzeitstanz“
Den Hochzeitstanz solltet Ihr möglichst zeitnah nach dem Essen einplanen – einfach um die Partystimmung anzuheizen. Nicht selten kommt die Tanzparty auf Hochzeiten nur sehr schleppend in den Gang, da sich viele Gäste zu Anfang nicht trauen auf die Tanzfläche zu gehen (oder noch zu wenig Spritzwein getrunken haben). Der Hochzeitstanz des Brautpaares eröffnet die Tanzfläche.
8. Beschäftigungsmöglichkeiten für die Gäste
Mit ein paar Extras wie zum Beispiel
- einer Candy oder Salty Bar
- einer Fotobox mit lustigen Accessoires oder Fotoaufgaben
- Polaroid- oder Einwegkameras
- einem kreativen Gästebuch etc.
sorgt Ihr dafür, dass sich die Gäste auch in den ungeplanten Phasen selbst unterhalten und keine Langeweile aufkommt.
Eines möchten wir Euch in Bezug auf die Ablaufplanung noch auf den Weg geben: Immer spontan bleiben! Wie oben schon erwähnt, läuft nirgends alles genau nach Plan. Und eine Party sollte man ohnehin nicht völlig durchplanen. Den Partystimmung kommt von ganz alleine und sollte nicht zwanghaft unterbrochen werden nur um einem strikten Ablaufplan zu folgen.
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